Prostřednictvím Úřadovny Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je možné elektronizovat nejrůznější univerzitní procesy, které doposud probíhaly pouze v listinné formě. Nově byla Úřadovna využita pro zajištění procesu zapůjčení IT techniky pro online výuku potřebným studentům.
Pro zajištění procesu zápůjček byly využity stávající nástroje Úřadovny, navíc byl naprogramován pouze přehled vypůjčených zařízení v evidenci studenta, kde se nyní kromě vypůjčených knih a klíčů zobrazuje také vypůjčená technika.
Odlišná praxe na jednotlivých fakultách MU ukázala, že pokud je proces zápůjčky dobře popsaný a nastavený, je použitelný pro různé typy uživatelů např. i pro zaměstnance knihoven nebo ekonomických oddělení, kteří s Úřadovnou běžně nepracují. Právě v tom spočívá největší přednost Úřadovny. Pokud vznikne potřeba řešení i zcela nové záležitosti, ve většině případů stačí pouze provést její analýzu a dále proces složit dohromady jako puzzle, kdy dílky představují jednotlivé komponenty Úřadovny. Není tedy nutné programovat pokaždé nové řešení na míru nebo kupovat nový software.
A jak konkrétně takový proces vypadá? Například na Pedagogické fakultě bylo rozhodnuto, že žádosti o zápůjčku schvaluje proděkanka fakulty, smlouvy o zápůjčce následně připravuje vedoucí ekonomického oddělení. Smlouvu vygenerovanou rovněž v Úřadovně pak podepisuje tajemnice fakulty. A na konci vydání zařízení zaeviduje fakultní knihovna. Naopak na Filozofické fakultě žádosti o zápůjčku probíhají v knihovním systému Aleph, jako by zařízení byla kniha, která se půjčuje v knihovně. Smlouvy připravují zaměstnanci knihovny v Úřadovně a následně je podepisuje děkan fakulty.
V rámci Úřadovny byly tedy nastaveny veškeré potřebné úkony včetně jejich posloupnosti. Díky tomu probíhá celý proces transparentně a vždy je jasné, jaký krok by měl následovat a kdo ho má provést.
K dalším novým oblastem, kde byla Úřadovna úspěšně nasazena jsou agendy pro podepisování smluv na praxe s učiteli ZŠ nebo pro schvalování žádostí o čerpání Publikačního fondu.
O změnách v Úřadovně jsme informovali již dříve v novinkách Hromadné zpracování dohod o provedení práce v Úřadovně, Moje úřadovna – nový přístup k důležitým spisům a dokumentům, Synchronizace souborů v Úřadovně nebo Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.