Pracovníci Vývojového týmu Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) připravili novou aplikaci Seznamování s předpisy, která je určena zejména zaměstnancům MU.
Aplikace v ucelené formě nabízí přehled předpisů, se kterými by měl být konkrétní pracovník obeznámen. Jedná se o jednu z povinností vyplývajících ze Zákoníku práce, kdy jsou zaměstnanci povinni dodržovat právní předpisy vztahující se k práci, kterou vykonávají, pokud s nimi byli řádně seznámeni. Zaměstnavatel musí pak tuto skutečnost řádně evidovat.
Jednotlivé předpisy plní do aplikace tzv. správci předpisů, např. tajemníci fakult. Ke každému předpisu zadá správce jeho název, volitelný popis a odkaz na jeho plnou verzi, která je uložena v IS MU. Dále stanoví lhůtu, ve které je nutné seznámení se s předpisem potvrdit, a vymezí, kterým osobám je předpis určen. Tyto osoby jsou následně vyzvány k seznámení se s předpisem automatickým e-mailem. Správce předpisu navíc vidí, které osoby se již s dokumenty seznámily a které své obeznámení dosud nepotvrdily.
Pro přiřazení seznamu osob k přepisu se využívá již zavedená aplikace Skupiny osob, která podporuje automatickou aktualizaci seznamu na základě nastavených plnících funkcí (pracovníci konkrétního pracoviště, pracovníci na dohodu, osoby s konkrétním pracovním zařazením apod.). To znamená, že jakmile nastoupí například nový zaměstnanec, jsou mu automaticky zaslány všechny předpisy, se kterými se má seznámit, právě na základě příslušnosti k určité skupině osob. Obdobně v případě návratu z rodičovské dovolené jsou dotyčným osobám zaslány všechny předpisy, u kterých doposud nepotvrdily seznámení.
Kliknutím na tlačítko Potvrzuji pracovník doznává, že se s plným zněním předpisu seznámil a porozuměl jeho obsahu (viz obr. 2). Pokud pracovník nepotvrdí seznámení se s předpisem ve stanovené lhůtě, systém mu zašle další výzvu. Celkem jsou jedné osobě odeslány maximálně tři upozorňující e-maily. Po uplynutí poslední lhůty k potvrzení je informován o prodlení přímo správce předpisu. Všechny relevantní předpisy, ať již přečtené či nepřečtené, zůstávají uživatelům přístupné také pro pozdější prostudování. Více informací o fungování aplikace naleznete v Nápovědě.
Aplikace se postupně zavádí do ostrého provozu na všech pracovištích. Aktuálně ji plně využívá Fakulta informatiky a výzkumné centrum CEITEC. Uživatelům je k dispozici v autentizované části IS MU → Lidé [Personální] → Seznamování s předpisy.